ファイルボックスで書類整理

毎年、年度が改まったら行っている事がある。
それが、保存ファイルボックスへのクリアホルダーの移行。

日頃は、研修案件ごとに関係書類を整理している。
・研修時に使う私用の書類は、クリアホルダーへ。
・資料等は、フラットファイルへ。

研修が終了したら、クリアホルダーとフラットファイルを対にして、
保管ファイルボックスへ収納し棚に保管。

そして、年度が変わったら3年前の保管ファイルボックスの
中のクリアホルダーだけを、保存用ファイルボックスへ移す。
この時点で、フラットファイルに綴じた資料等は廃棄する。

つまり、研修時に自分が使ったクリアホルダー内の
エッセンスの書類だけが残る事になる。

文書の整理は、極めて大事。
必要な情報が過不足なく整理されていると、業務効率が
格段に上がる。

ただし、資料等を廃棄する思い切りの良さが求められる。
でも、後悔した事は一度もない。

昨年、一昨年の資料ですら、年に数回しか見ない。
増してや3年前となると、実際にはクリアホルダーすら見ない。

現在は、別室の棚にまだ余裕があるため、保存ファイル
ボックスを経年分置いてある。
しかし、棚が一杯になった時点で、古い順に廃棄するつもり。

スキャナで読んでデジタルデータ化する方法もある。
しかし、過去のノウハウが現在に活かされていると考えると、
デジタルデータ化は必要ないだろう。

多少の取りこぼしはあるかも知れない。
だが、新規に考えた方が、結果的にはいいものに仕上がる。

これまでの経験知が、そう教えてくれている。

保存と廃棄。
最後は、バランス感覚を求められる。